负责任矿物供应链申诉信息处理流程

发布时间：2023-01-01 11:04:39 阅读数：134

目的

广东广晟稀有金属光电新材料有限公司认识到在受冲突影响和高风险区域从事矿产开采、交易、处理、出口存在可能形成重大负面影响的风险，并认识到我们有尊重人权、不助长冲突的义务，不对环境和社会带来负面影响义务，我们承诺采纳并广泛推广受冲突影响和高风险区域负责任矿物供应链政策，并将其纳入与供应商签订的合同和/或协议之中。这一政策为矿产资源供应链全过程及冲突敏感的采购活动以及供应商的风险意识提供了基本参考。我们承诺遵守联合国相关制裁决议，遵守适用执行此类决议的国内法律，承诺不参入任何会为冲突提供帮助或便利的行为。为此，公司建立了负责任矿物供应链申诉流程，并向社会开通了投诉通道，包括电话号码、负责人，旨在愿意接受社会各界的监督。申诉是公司对于供应链风险评定的重要环节，可以帮助公司对风险有效的进行识别，评估和降低矿石开采、交易、处理、出口存在可能形成重大负面影响的风险。本流程适用于本公司所有钽原料来源。

依据

《负责任矿物审验流程—锡和钽审验标准》、《广东广晟稀有金属光电新材料有限公司认负责任矿物管理程序》、《广东广晟稀有金属光电新材料有限公司负责任矿物供应链政策》

申诉内容范围要求及处理措施

3.1范围

适用于本公司负责任矿物管理程序中所涉及的申诉及处理工作。

3.2职责

公司负责任矿物管理工作组负责申诉工作的处理，负责申诉信息的收集、处理、分发。管理工作组根据申诉内容确定责任部门，分发给相关责任部门；相关责任部门对申诉内容进行分析、调查，形成纠正和预防措施方案，提交总经理；公司负责任矿物管理工作组负责跟踪申诉处理结果。

3.3申诉程序

3.3.1 接收相关方关于负责任矿物供应链的与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑方面的信息、询问和申诉。具体如下：

各部门在其业务流程中设立接受申诉的渠道和方式，包括本部门员工的申诉渠道（如意见箱、恳谈会等）、以及与本部门存在业务关系的客户和其他利益相关方的申诉渠道（如客户满意度调查等）；

申诉信息的收集接收申诉意见的联系人，电话和邮箱如下：

訾小姐电话：+0763-2886199 邮件：ctns723@163.com

负责任采购管理工作组代表公司设立、宣传并维护公司层面接受申诉的渠道，包括公司网站、公司邮箱和社交媒体等，并应使利益相关方广为知晓。
对于来自公司网站、意见箱中的申诉，也可采用匿名申诉的方式。

3.3.2 申诉的内容

相关方对公司的供应链管理提起申诉时，该申诉需包含以下内容：

a、包含申诉方的名称和联系信息，并由申诉方的负责人签字；

b、具体说明向何种事项提起申诉及理由；

c、附相关书面证据；

d、具体说明在提出申诉之前采取了哪些步骤来解决问题；

3.3.3 申诉信息的分类

公司需对接收到的询问和申诉信息进行分类识别，申诉信息分为一般信息、特殊、重要申诉信息、不予受理信息。

a、一般信息：相关方对公司负责任矿物供应链管理的咨询、供方的调查问卷等。

b、特殊或重要申诉信息，包括：管理不符合 RMAP 要求的信息；对公司的矿物采购涉及公司识别的高风险区域的信息，例如发现供应链中任何相关预警信号表明任何产品涉及《经合组织指南》中提到的与矿产开采、处理、出口、运输或贸易有关的严重侵权行为、非国家武装团体、公共或私人安全武装、贿赂及矿产原产地的欺诈性失实陈述、洗钱及向政府支付的税收、费用、特许费等信息；对公司的矿物采购不符合公司的供应链政策的信息。

c、不予受理信息：

琐碎的、恶意的、无理取闹的或疑似为获得竞争优势而产生的投诉；没有令人信服的客观证据支持的匿名投诉。

3.3.4 申诉的处理

申诉处理小组工作组应在收到申诉后 7 个工作日内确认收到申诉，并填写《申诉信息处理表》，在基于申诉是否符合3.3.2、3.3.3的基础上确认接受或拒绝申诉。如果申诉被拒绝，应向申诉方提供书面解释，并记录在申诉登记册中，不得采取进一步行动。

对特殊重要申诉信息由申诉处理小组在决定受理后7个工作日内对上诉或投诉进行调查、审查和裁决。处理小组应尽最大努力在截止日期前完成工作，但在特殊情况下可能需要额外的时间。申诉处理小组应采取合理措施，包括召开一次或多次会议，以做出合理决定。这类措施的例子包括：咨询专家、请求申诉方或其他人提供更多信息，申诉方不合作可被视为中止该程序的理由。申诉处理小组应协商一致决定是否中止申诉程序。申诉决定以书面形式传达给申诉方。

申诉决定应包含：

申诉决定：申诉决定是如何以及何时做出的任何新的建议

申诉的记录：申诉处理工作人员将收到的申诉予以记录，包括以下内容：何人何时提交申诉；申诉的类型、问题或主题以及随申诉提交的信息；接受或拒绝决定。

申诉结果

申诉人接受答复、处理意见或解决方案后，应配合相关部门填写《供应链尽责申诉书》“申诉人确认”部分，承诺接受《申诉书》所列申诉结果，并不再就同一问题提出申诉或诉诸其他争端解决机制，包括司法解决机制，并签名确认。申诉处理结果应记录为一式叁份的《供应链尽责申诉书》（附录 1），一份交申诉人保存，一份交存所涉相关业务部门（涉及多个部门的，可制作相应副本），一份由公司负责任采购管理工作组汇总并存档。